Без рубрики

Что нужно знать об оформлении должностной инструкции

При устройстве на работу будущий сотрудник должен знать, что от него требуется – какие у него обязанности, права, какая должна быть квалификация, за что отвечает и т.д. Конечно, все это можно прописать в трудовом договоре, но гораздо удобнее оформить отдельный документ, где для каждой должности определены обязанности работников. Именно таким документом и является должностная инструкция.

Читайте, какие требования по ТК РФ действуют в отношении должностной инструкции, как правильно ее оформить, чтобы впоследствии не возникло проблем, чем поможет система КЭДО.

Что такое должностная инструкция?

Должностная инструкция – внутренний документ компании, регламентирующий трудовые полномочия и обязанности сотрудников на конкретной должности. Не существует норм трудового законодательства, однозначно определяющих, что должно входить в данный документ, но есть утвержденные профессиональные стандарты и рекомендации, которыми работодатель может руководствоваться при составлении документа. Должностные инструкции, как правило, составляются для каждой должности компании руководителем подразделения или, что происходит чаще – кадровиком.

Документы могут называться по-разному: должностные инструкции, должностные обязанности, регламент должности и пр. Устоявшимся считается именно первый вариант. Независимо от названия и оформления в должностной инструкции обязательно должны быть четкие определения того, чем будет заниматься сотрудник на конкретной должности. В противном случае, когда в документе лишь общие фразы, безответственный сотрудник сможет этим воспользоваться, и привлечь его к ответственности за нарушения по закону будет проблематично.

Мнение эксперта. По ТК РФ нет определения должностной инструкции, как и нет упоминания о том, что наличие такого локального нормативного акта является обязанностью работодателя. Можно вполне обойтись и без этого документа – в некоторых ситуациях это даже предпочтительнее. Например, инструкция не нужна в небольших фирмах, для ИП с несколькими наемными сотрудниками, а также при партнерском бизнесе без большого количества работников. Но, если возникнут какие-то трудовые споры, то без должностной инструкции доказать в суде, что сотрудник не выполнял свои трудовые обязательства, поэтому был уволен, станет затруднительно. Лучше все же обязанности и полномочия определить непосредственно в трудовом договоре.

Что нужно знать об оформлении должностной инструкции
Пример должностной инструкции на работника

Назначение должностной инструкции

Должностная инструкция решает следующие задачи:

  • Равномерное распределение на сотрудников подразделений, компании. Нагрузка на специалистов организации распределяется в соответствии с их квалификациями, опытом и знаниями в конкретной области. Например, у младшего специалиста обязанностей и полномочий меньше, чем у старшего специалиста.
  • Предоставление исчерпывающей информации о направлении трудовой деятельности при приеме на работу. Кандидаты смогут оценить то, что от них требуют при устройстве в штат. Это позволит «отсеять» не соответствующих предъявляемым требованиям соискателей.
  • Оценка результатов трудовой деятельности сотрудников. При принятии решений о движении штата (переводе на другую должность, повышении, увольнении) работодатель руководствуется должностной инструкцией – соответствует ли сотрудник всем критериям, нужно ли направлять его на повышение квалификации, на обучающие курсы или нет.
  • Защита прав сотрудника. Работодатель не может требовать от сотрудника выполнять ту работу, которая не указана в должностной инструкции (трудовом договоре, приложении к нему). Т.е. сотрудник не обязан что-то делать, если это не входит в его трудовые обязанности – в случае дисциплинарного взыскания можно легко оспорить нарушение трудовых прав в суде.
  • Защита прав работодателя. Должностная инструкция – дополнительная страховка работодателя от того, что сотрудник не захочет выполнять те или иные трудовые обязанности. Можно наказывать таких работников – вплоть до увольнения, и это будет законно.
  • Соблюдение трудового распорядка, повышение дисциплины и эффективности взаимодействия в коллективе. Когда каждый сотрудник точно знает, что он должен делать, не возникает хаоса в работе организации. Грамотно составленные должностные инструкции способствуют эффективному взаимодействию между сотрудниками, подразделениями.

Мнение эксперта. Обратите внимание, что при трудоустройстве работодатель обязан ознакомить сотрудника с должностной инструкцией до заключения трудового договора. Если в компании не разработаны должностные инструкции, то все обязанности, полномочия, ответственность должны быть указаны непосредственно в трудовом договоре или приложении к нему.

Кто составляет должностную инструкцию?

Один из сложных вопросов, на который нужно найти ответ работодателю: «Кому поручить составление должностной инструкции?». Действительно, это может сделать:

  • кадровик, отлично разбирающийся в трудовом кодексе и кадровом документообороте, но плохо ориентирующийся в конкретных процессах в компании, особенно технологических;
  • юрист, знающий все тонкости трудового законодательства, но не всегда способный создать четкую инструкцию, и, как и кадровик, плохо разбирающийся в отдельных процессах на производстве, в деятельности специалистов компании;
  • секретарь, бухгалтер по совместительству обычно ищут готовые документы, редактируют с учетом особенностей деятельности компании, но итоговый документ часто содержит общие фразы или не соответствующие действительности требования к должности;
  • руководитель подразделения, компании – при условии, что такой же деятельностью данный человек занимался ранее, и знает все о должности, об обязанностях, о технологии конкретных процессов;
Что нужно знать об оформлении должностной инструкции
Требования к написанию должностой инструкции

Последний вариант – идеал, но чаще руководство занимается организацией, а не документацией. Тем более, что потребуется редактировать документ, чтобы он стал похож на инструкцию. Поэтому ответ на изначальный вопрос – разрабатывать инструкцию совместно с сотрудниками. При коллективной работе над проектом документа удается перечислить все обязанности, ответственность, полномочия. При этом опираться следует на следующее:

  • Профессиональные стандарты и квалификации. Унифицированная справочная информация, охватывающая требования к квалификациям, типовым трудовым функциям сотрудников, задействованных почти во всех сферах деятельности – от транспорта и легкой промышленности до пищевого производства, от сервиса, связи и телекоммуникаций до авиастроения.
  • Конкретные задачи, проблемы в компании. Как организатор, работодатель (или кадровик, HR-менеджер) знает, какие есть проблемы в деятельности – большая нагрузка на сотрудников, множество функций, с которыми отдельные сотрудники не справляются и т.д.
  • Примеры из интернета. Можно найти готовые должностные инструкции, использовать в качестве одного из разделов документа подробные требования к соискателям в объявлениях о вакансиях и т.д.

Оформление должностной инструкции

Должностная инструкция может быть типовой (для всех работников на должности) или персональной (разрабатывается для конкретного человека). Разница только в том, что во втором случае присутствуют ФИО сотрудника. По оформлению, содержанию отличий нет.

Что нужно знать об оформлении должностной инструкции
Должностную инструкцию может оформить кадровый специалист либо непосредственно руководитель

В общем случае должностная инструкция состоит из следующего:

  • Титульный лист. Тут указывают юридическое наименование компании (как в учредительных документах), название документа, ФИО лица, уполномоченного утверждать, подписывать, вносить правки в документ, дата составления и регистрационный номер. Тут же обычно в правом верхнем углу находится виза утверждения со словом «УТВЕРЖДАЮ» и подписью руководителя.
  • Общий раздел. Тут рассматриваются общие вопросы – кому сотрудник подчиняется, сдает отчеты, отправляет документы на согласование, какие требования действуют в отношении образования, квалификации, опыту и пр.
  • Обязанности, включая трудовые функции и задачи. Обычно это список с детальным перечислением всех обязанностей. Если тут не указана определенная работа, то и выполнять её сотрудник не обязан – уволить или иначе наказать работника работодатель не сможет.
  • Что должен знать сотрудник. Перечисление всего, что должен знать работник на занимаемой должности – стандарты и нормативы, законы, конкретное программное обеспечение, устройство машин и агрегатов и т.д.
  • Права. Указывают, что работник может требовать от других подчиненных, с кем взаимодействует по роду деятельности, включая порядок взаимодействия (например, сдавать отчеты в госорганы не позднее такого-то срока, передавать документы в бухгалтерию в последний день месяца и т.д.).
  • За что отвечает. Перечисление того, за что сотрудник на данной должности несет персональную ответственность – например, передачу информацию в оговоренные сроки, за исправность механизмов и пр.
  • Подпись сотрудника. В конце документа дата подписание, подпись и расшифровка подписи сотрудника.

Должностная инструкция в электронном виде

Если в компании ведется кадровый электронный документооборот, то логично, что и должностная инструкция также будет разработана, утверждена и доступна в электронной форме для соответствующих сотрудников. Среди основных плюсов электронной формы по сравнению с бумажной можно отметить следующее:

  • Документ никогда не потеряется. Это важно как для сотрудника, так и работодателя. Новые работники, когда еще только адаптируются в компании, нередко обращаются к должностной инструкции. Бумажный вариант не всегда может оказаться под рукой, да и искать в нем неудобно, если документ состоит не из 2-3, а из 10 страниц. К электронному документу всегда есть доступ, причем, с любого устройства, и возможен быстрый поиск. Работодатель сможет оценивать трудовую деятельность конкретных работников на соответствие требованиям в должностной инструкции.
  • Внесение изменений без необходимости ознакомления каждого сотрудника с новым вариантом документа. После внесения изменений в локальный документ оповещение о том, что сотрудники должны ознакомиться и подписать новую редакцию, поступают мгновенно – на e-mail, по телефону или мессенджеру (зависит от функционала конкретной системы КЭДО). Кадровику не нужно обходить каждого работника, предоставлять измененный документ на подпись.
  • Дистанционное заключение трудовых договоров. В соответствии с действующим законодательством оформлять трудовые отношения можно и дистанционно с использование документов в электронной форме и электронных подписей. Вместе с трудовым договором кадровик направляет будущему сотруднику и должностную инструкцию. Не нужно пользоваться услугами почты или курьерской доставки – отсутствуют лишние расходы, документы кандидат на должность и кадровик получают мгновенно. В системе кадрового электронного документооборота можно легко отслеживать статус документов – например, «прочитан», «подписан», «согласован».
Что нужно знать об оформлении должностной инструкции
Пример оформления производственной характеристики

Подписывают должностную инструкцию, минимум, 2 человека – работодатель (уполномоченное лицо, действующее от лица работодателя) и работник. Требуются следующие электронные подписи:

  • Работодатель, как юридическое лицо – только усиленная квалифицированная электронная подпись.
  • Уполномоченное лицо (кадровик) – личная усиленная квалифицированная электронная подпись с машиночитаемой доверенностью.
  • Работник – усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись.

Мнение эксперта. Работник не может использовать простую электронную подпись, поскольку должностная инструкция относится к локальным нормативным актам, ознакомление с которыми обязательно под подпись, и может являться дополнением к трудовому договору. По ст. 312.3 ТК РФ такие документы работник может подписывать только УКЭП или УНЭП.

Заключение

Должностная инструкция – необязательный локальный нормативный акт, существенно «упрощающий жизнь» как работодателю, так и сотруднику. Определяет обязанности, задачи, функции, права и требования, предъявляемые к конкретной должности в компании.

При оформлении сотрудника на работу обязательно его ознакомление с должностной инструкцией до заключения договора. Должностная инструкция может быть оформлена в виде отдельного документа, приложения к трудовому договору или содержаться в тексте самого трудового договора. Допускается оформление как в бумажной, так и электронной форме.

FAQ

У соискателя на должность при дистанционной работе нет УКЭП или УНЭП – как он сможет подписать должностную инструкцию?

В соответствии с трудовым законодательством выпуск электронных подписей для сотрудников – обязанность работодателя. Ряд систем КЭДО позволяет платно или бесплатно выпускать УНЭП для сотрудников, в т.ч. и при приеме на работу. С другой стороны до заключения трудового договора работодателя и работника не связывают трудовые отношения, поэтому дистанционный сотрудник может сам получить УНЭП через государственные порталы.

Как внести изменения в должностную инструкцию?

Изменить должностную инструкцию можно двумя способами:

  • Приказ или распоряжение о внесении изменений в должностную инструкцию. Перечисляются новые пункты или те пункты, которые утрачивают силу. Приказ обычно прикрепляют к должностной инструкции как дополнение.
  • Новая редакция должностной инструкции. Документ редактируют, указывают на титульном листе номер редакции, дату начала действия изменений.

В обоих случаях сотрудник должен ознакомиться с документами под подпись.

Нужно ли перечислять какие-то законы в должностной инструкции, дублировать информацию из трудового договора?

Нет. В ТК РФ перечислены общие права и обязанности работников – они уже гарантированы законом, и их нарушение влечет за собой ответственность. Не нужно дублировать и пункты трудового договора, а уж тем более вставлять их с небольшими изменениями по тексту, без изменения сути или с противоположным значением. Это 2 разных документа, и информация в них не должна дублироваться, противоречить. В противном случае сотрудник, как, впрочем, и работодатель могут просто запутаться в спорных ситуациях, и суду будет сложнее принять чью-либо сторону при разрешении трудовых споров.

Список источников