Без рубрики

Когда требуется характеристика с места работы, и как ее оформлять

Нередко бывшие или действующие сотрудники обращаются к работодателю для получения характеристики с места работы. В отличие от справки с места работы, подтверждающей факт трудовых отношений между работником и работодателем, характеристика больше носит скорее рекомендательный субъективный характер – при хороших отношениях с начальством характеристика будет хорошей, а при плохих – соответствующей. Впрочем, даже без субъективной рекомендации в некоторых случаях не обойтись, поэтому крайне рекомендуется всё же не конфликтовать с руководством и коллегами.

Читайте, когда и где требуется характеристика с места работы, что можно указать в ее содержании, как оформить документ с использованием КЭДО.

Когда нужна характеристика с места работы?

Есть несколько ситуаций, когда требуется предоставить соответствующий документ:

  • Устройство на новую работу. Работодатель заинтересован в перспективных кадрах, и характеристика с предыдущего места работы может повлиять на принятие решения в пользу кандидата на должность. Обратите внимание, что документ не относится к обязательным для трудоустройства (ст. 283 ТК РФ).
  • Перевод на другую должность, в иное подразделение. Для внутренних целей документ используется, когда есть несколько кандидатов на повышение или нужно выбрать сотрудника для перевода в другой филиал, но на ту же должность.
  • Расследование служебных происшествий. Если по вине сотрудника на работе возникают происшествия (внутренние или внешние кражи, несчастные случаи, конфликты и пр.), то на основе характеристики работодатель может принять решение о том или ином дисциплинарном взыскании в отношении этого сотрудника – от предупреждения до увольнения.
  • Премирование, аттестация, награждение. Как и в случае с дисциплинарным взысканием, при премировании руководитель или начальник структурного подразделения может дополнительно руководствоваться характеристикой.
  • Досудебные следственные действия. В полиции нередко предъявляют характеристику при рассмотрении правонарушений конкретного лица и возможности привлечения его к определенной ответственности. Не забывайте, что и в КоАП, и в Уголовном кодексе РФ за одинаковое правонарушение может назначаться различная ответственность – от небольшого штрафа (иногда правонарушитель, имеющий хорошую характеристику, ранее не привлекавшийся к административной, уголовной ответственности, может отделаться лишь предупреждением) до лишения права занимать определенную должность, ограничения или лишения свободы.
  • Судебные разбирательства. В суде при рассмотрении гражданских, трудовых, административных, уголовных дел принимают во внимание характеристику с места работы.
  • Усыновление (удочерение). Органы опеки и попечительства запрашивают характеристику при принятии решения о разрешении усыновления или удочерения.
  • Прохождение альтернативной службы или службы по контракту. Военкоматы также запрашивают документ, когда определяют возможность альтернативной или контрактной службы в том или ином подразделении, части.
  • Прохождение медико-социальной экспертизы. Для заключения о получении инвалидности нужна характеристика с места работы. Сюда же можно отнести постановку или снятие с учета в наркологическом, психоневрологическом диспансере.

Мнение эксперта. Для получения кредита в банке, как правило, характеристика с места работы не требуется – достаточно справки о доходах. Впрочем, отдельные банки могут попросить предъявить подобный документ – особенно при дистанционном оформлении кредита.

Когда требуется характеристика с места работы, и как ее оформлять
Пример оформления характеристики с места работы

Классификация характеристик с места работы

Какой-то строгой классификации характеристик нет – документ оформляется в свободной форме на усмотрение руководства компании. Можно условно выделить следующие виды:

  • Положительная или отрицательная.
  • Внутренняя (для нужд внутри компании) или внешняя.
  • Трудовая (связанная с трудовой деятельностью) и нетрудовая (характеризующая сотрудника как личность).
  • Для государственных органов (суд, полиция, органы опеки и пр.) и для иных целей (например, кредит в банке).

Что должно быть в характеристике с места работы?

Унифицированной формы характеристики не существует, но есть разнообразные образцы, на которые можно ориентироваться при составлении документа. В общем случае указывается следующая информация:

  • Наименование компании работодателя – юридическое название.
  • Юридический адрес работодателя.
  • Контактные данные – телефон, e-mail.
  • Место предъявления – указывать необязательно.
  • Наименование документа – характеристика с места работы.
  • Общие сведения о сотруднике – ФИО, дата рождения, период работы у работодателя, занимаемая должность (профессия, специальность).
  • Карьерный рост, если есть (если человек был принят на одну должность, а в процессе работы был повышен, и уволился, занимая другую должность).
  • Должностные обязанности (необязательно, но для предъявления по новому месту работы желательно указать).
  • Непосредственный текст характеристики.
  • Причина, если требуется (например, если человек устраивается на работу после увольнения, то можно указать причину увольнения).
  • Дополнительная рекомендация или пожелания, если требуется (к примеру, сотрудника за нарушение ПДД хотят лишить водительских прав, а среди его должностных обязанностей есть вождение корпоративного автомобиля).
  • Дата оформления документа.
  • Подпись директора и руководителя отдела, если необходимо (если характеристику составляет руководитель подразделения, кадровик, а не директор фирмы).
  • Печать, если в компании она используется.

Подробнее остановимся на тексте характеристики.

Когда требуется характеристика с места работы, и как ее оформлять
Образцы и примеры характеристики

Что указывать в положительной характеристике, а что – в отрицательной?

Чаще всего у начинающего кадровика возникают трудности с тем, что следует указать в основном тексте документа. В общем случае достаточно следующих сведений:

  • Отношение к работе – профессиональное или непрофессиональное, добросовестное или недобросовестное. Не лишним будет подчеркнуть, что у человека есть отдача – например, что он готов работать сверхурочно для достижения целей компании (или не готов, выполняет свои трудовые функции строго в соответствии с должностной инструкцией и трудовым договором).
  • Личные качества – помогающие в работе (упорство, желание учиться чему-то новому, лидерские качества и пр.) или мешающие трудовой деятельности (ленивость, перекладывание ответственности на других, непринятие собственных ошибок и др.).
  • Отношения с коллегами – дружелюбные, умение находить общий язык, работать в команде или конфликтность, подстрекательство, склонность к сплетням и т.д.
  • Важные достижения или грубые ошибки (нарушения правил внутреннего трудового распорядка) – можно отметить какие-то награды, победы, премирование за выдающийся вклад в развитие компании или, наоборот, дисциплинарные взыскания.

В характеристике с места работы не нужно:

  • указывать персональные данные сотрудника (паспортные данные, семейное положение, а также религиозные, политические взгляды);
  • ставить подпись сотрудника – вообще, согласие сотрудника с текстом характеристики не нужно;
  • добавлять информацию, не имеющую отношение к трудовой деятельности (например, конфликт с коллегой во внерабочее время).

 Мнение эксперта. Характеристика с места работы – это не заключение психолога. Конечно, личные качества, черты характера можно выделять, но они должны быть связаны непосредственно с трудовой деятельностью. Обратите внимание, что персональные данные все же указываются, если документ предоставляется в полицию, прокуратуру, судебным приставам в рамках действующего законодательства.

Как получить документ?

В соответствии со ст. 62 ТК РФ документы, запрашиваемые сотрудником, и имеющие отношение к трудовой деятельности, должны предоставляться не позднее 3-х дней с момента подачи сотрудником заявления о предоставлении такого документа. Это касается как действующих работников, так и уволенных. Соответственно, сотрудник может:

  • Обратиться лично к руководителю или его секретарю, в отдел кадров.
  • Написать заявление в свободной форме или по установленному в компании образцу.
  • Получить документ лично, а, если работодатель отказывается выдать характеристику, то обратиться в инспекцию по труду для защиты своих законных трудовых прав.

Перечисленные выше шаги, во-первых, отнимают время, а, во-вторых, требуют личного обращения, что не всегда возможно – часто бывшие сотрудники устраиваются на новое место работы в другом городе или даже стране. При ведении в компании кадрового электронного документооборота шаги для получения характеристики будут следующими:

  • Сотрудник в соответствии с принятыми в компании нормами отправляет заявление дистанционно. Заявление может быть оформлено в свободной форме или по шаблону, доступ к которому открывается в личном кабинете в системе КЭДО. Отправить заявление можно как по e-mail, так и непосредственно в системе кадрового электронного документооборота.
  • О получении и текущем статусе заявления работник узнает дистанционно в той же системе КЭДО или по SMS. Кадровик о поступлении заявления также узнает мгновенно – по e-mail, в системе КЭДО или модуле системе КЭДО в 1С: ЗУП, другой учетной системе).
  • Заявление оформляется в электронной форме по шаблону, подготовленному изначально. Система КЭДО сама подставит данные о сотруднике, его должности и другую информацию из личной карточки – всё это делается на основе тэгов. Кадровику не придется вручную набирать текст на компьютере.
  • Кадровик и руководитель компании ставят свои электронные подписи. Для кадровика достаточно усиленной неквалифицированной подписи, для руководителя, как юридического лица, необходимо использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись.
  • Подписанная характеристика в электронном виде отправляется сотруднику дистанционно. Можно отправить по e-mail, но удобнее будет работать в той же системе кадрового электронного документооборота, поскольку сотрудник получит оповещение о поступлении нового документа.

В некоторых случаях от отправки заявления до получения подписанной характеристики с места работы в электронном виде может пройти меньше 1 рабочего дня. И не нужно лично посещать отдел кадров, отправлять заявление курьером или почтой, а потом забирать готовый документ.

Что учесть кадровику при оформлении характеристики?

Важно учитывать следующие нюансы:

  1. Вносить необходимо только достоверную информацию. Если указать ложные сведения негативного характера, то работник может оспорить это в суде, предъявив иск о защите чести и достоинства.
  2. Регистрировать документ необязательно, но с целью создания порядка в кадровом документообороте характеристикам, как и справкам с места работы, можно присваивать порядковые номера.
  3. Содержание основного текста может отличаться в зависимости от того, куда будет предъявляться документ. Например, для аттестации нужно указать опыт, образование, результаты трудовой деятельности у работодателя, информацию о взысканиях или поощрениях. Если же это документ в суд, то в характеристике отмечают информацию о трудовой деятельности, определяющую личностные качества человека – конфликтность, обязательность и пр.
Когда требуется характеристика с места работы, и как ее оформлять
Характеристика с места работы и должностная инструкция с прописанием всех обязанностей – разные вещи

Мнение эксперта. Кадровику проще и удобнее составить несколько шаблонов (например, трудовую и нетрудовую, для суда, полиции и для устройства на новое место работы), использовать заранее определенные переменные (тэги), описывающие личные качества, отношение к работе, с коллегами. Впоследствии существенно сократится время на составление документа в электронном виде.

Заключение

Характеристика с места работы – объективное заключение работодателя о трудовых и личных качествах сотрудника, составляемое кадровиком.

Документ является необязательным, но есть ситуации, когда человеку он требуется – для полиции, суда, медико-социальной экспертизы, при устройстве на новую работу и т.д.

Оформить характеристику можно как в бумажном, так и электронном виде.

Вопросы и ответы

Сотрудник увольняется после конфликта, уходит работать к конкуренту – можно ли законно отказать в выдаче характеристики? Можно ли указать только негативную информацию?

По ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставить документы о трудовой деятельности по требованию работника. Более того, нельзя указывать недостоверную информацию с целью умышленного вреда бывшему сотруднику при его трудоустройстве. Человек может оспорить заранее недостоверные сведения в суде, если работодатель составил плохую характеристику. Учтите, что в судебной практике суд нередко встает на сторону работодателя, если в характеристике указана только информация негативного характера, но при этом достоверная. Работодатель не обязан перечислять исключительно положительные качества сотрудника – текст документа составляется на его усмотрение. Т.е. факт несогласия сотрудника с плохой характеристикой не является основанием для признания ее недействительной, если в ней отражены фактические обстоятельства работы конкретного работника, и документ не составлен с целью опорочить честь, достоинство и деловые качества человека.

Может ли сотрудник сам написать характеристику, и предоставить ее руководителю на согласование и подпись?

Теоретически, это можно сделать. С одной стороны, если между работодателем и сотрудником действуют доверительные, дружеские отношения, то работник может подготовить текст, предоставить его на согласование и подписание. С другой стороны, если это документ в суд, полицию или иное государственное учреждение, и в документе будет указана заранее недостоверная информация, то работодателя могут привлечь к ответственности. Если самостоятельное оформление документа практикуется в компании, то, во-первых, текст лучше выдерживать в нейтральном ключе, а, во-вторых, указывать только достоверную информацию.

При приеме на работу сотрудник сообщил, что предыдущий работодатель из-за конфликта личного характера отказывается предоставить положительную характеристику. Что можно предпринять?

Если у человека большой трудовой стаж, и он работал на разных работодателей, то несколько положительных характеристик с прежних мест работы «перекроют» негативную характеристику с последней работы. Также работник может попросить бывших коллег дать ему объективную характеристику. В любом случае помните, что отсутствие характеристики не является основанием для законного отказа в приеме на работу.

Список источников