Без рубрики

Операторы ЭДО

В 2012 году в России появилось новое понятие – «Оператор электронного документооборота (ЭДО)». В мае этого года начал действовать Приказ ФНС от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138, в соответствии с которым бизнес получил право использовать электронные счета-фактуры при взаимодействии с контрагентами. Это позволило вести коммерческий документооборот в электронном формате при условии соблюдения выставленных государством требований. Одним из них стала необходимость обмениваться такими документами только через операторов ЭДО.

Читайте, кто такие операторы ЭДО, чем регулируется их деятельность в России, как осуществляется взаимодействие с организациями и государственными структурами.

Что такое оператор ЭДО и каковы его функции?

Операторы ЭДО – это юридические лица, которые имеют достаточные правовые, организационные и технологические возможности для передачи счетов-фактур в цифровом виде с использованием электронной подписи. В Приказе ФНС утверждены форматы электронных счетов-фактур, а также книг покупок и продаж, а также журналов учета первичных документов.

Введение новой нормы позволило значительно упростить взаимодействие между контрагентами, особенно находящимися в разных городах. Им больше не нужно передавать бумажные версии документов, пересылать их по почте или отправлять сотрудников в постоянные командировки. Кроме того, не требуется хранить большие массивы бумажной документации, архив занимает намного меньше места.

Для ведения электронного документооборота с присвоением цифровым версиям документов юридической значимости необходимо соблюдение двух обязательных условий:

  • Использование электронной подписи для удостоверения подлинности документов.
  • Их передача только через оператора ЭДО. Без его участия придание юридической силы цифровым счета-фактурам невозможно.
Операторы ЭДО
Сущность работы оператора ЭДО

В результате в российском бизнесе появились организации, выполняющие функции операторов ЭДО, помогающих компаниям и ИП наладить цифровой документооборот.

Требования к операторам ЭДО

Операторы ЭДО – это коммерческие организации, которые имеют право предоставлять компаниям услуги по обмену электронными счетами-фактурами, обеспечивать м юридическую значимость. Кроме того, они обязаны обеспечивать безопасность передаваемой информации. Чтобы получить статус оператора ЭДО и приступить к легальной работе, компания должна соответствовать нескольким требованиям:

  • Получение государственной лицензии, дающей право работать с сертификатами и электронными подписями, а также со средствами шифрования.
  • Получение лицензии на оказание телематических услуг, то есть на право передачи информации.
  • Обладание достаточными техническими ресурсами, чтобы все используемые системы соответствовали требованиям безопасности.

Мнение эксперта. Еще одно требование к оператору ЭДО – готовность своевременно вносить изменения в настройки своих систем при изменении соответствующих норм законодательства. Это требование направлено на продолжение совершенствования систем безопасности для защиты передаваемых данных от кражи и неправомерного использования.

Соблюдение всех перечисленных требований обязательно, именно поэтому коммерческие организации не могут оказывать услуги операторов ЭДО самим себе и работать без посредников. Иначе каждой компании приходилось бы проходить процедуру лицензирования, а также постоянно контролировать изменения законодательных норм и в соответствии с ними перенастраивать используемые технические системы.

Операторы ЭДО
Принципы работы оператора ЭДО

Также в роли операторов ЭДО не вправе выступать никакие государственные контролирующие ведомства, в том числе налоговая служба. Чтобы поддерживать техническую базу для обеспечения ЭДО, требуются немалые вложения – средства пришлось бы брать из госбюджета. Потребовалось бы существенно увеличивать штат, проводить обучение персонала, приобретать за государственный счет большое количество оборудования.

При передаче электронных версий документов возможны спорные ситуации, в которых оператор ЭДО может выступать в качестве независимого арбитра. ФНС в этом случае являлась бы заинтересованной стороной – это одна из причин, по которой государственное ведомство не может выступать в качестве посредника при работе с электронной документацией.

Основные функции оператора ЭДО

После регистрации в качестве юридического лица и прохождения процедуры лицензирования оператор ЭДО получает возможность выполнять следующие функции:

  • Проверка всех регистрирующихся в сети абонентов. Это позволяет защитить представителей бизнеса от мошенничества: организации могут не сомневаться в том, что они передают электронные счета-фактуры реально существующим компаниям.
  • Сохранение истории взаимодействия продавца и покупателя с электронными версиями документов. Если между ними возникает спорная ситуация, оператор ЭДО имеет право предоставить документы, имеющие юридическую силу – они будут рассматриваться в качестве доказательства в суде.
  • Хранение электронных версий документации в течение минимум 5 лет. Законодательство устанавливает минимальные сроки, максимальный срок хранения не ограничен.
  • Техническая поддержка пользователя при взаимодействии с системой электронного документооборота. Для этого оператор организует контакт-центр, который должен круглосуточно принимать обращения и оперативно решать все возникающие проблемы.

Пользователь может выбирать различные технические решения для интеграции системы электронного документооборота в бизнес-процессы компании. Например, можно установить интеграционный модуль, работа которого совместима с «1С» – такое программное обеспечение используется большинством российских организаций.

Как выбрать оператора электронного документооборота?

Приказ ФНС от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@ устанавливает положение о Сети доверенных операторов ЭДО. Чтобы компания могла получить такой статус, она должна пройти целый перечень обязательных проверок ФНС. После их успешного завершения предоставляется статус доверенного оператора. В России сейчас зарегистрировано больше 30 таких компаний, поэтому представителям бизнеса бывает достаточно сложно выбрать одну оптимально подходящую организацию.

При выборе стоит руководствоваться следующими критериями:

  • Надёжность. Компания должна присутствовать в списке операторов, утвержденном ФНС – информация о них находится в открытом доступе. Если организация не прошла проверки, она не может выступать в роли оператора ЭДО на законных основаниях.
  • Функциональность. Компания должна предоставлять удобные условия для получения и отправки электронных счетов-фактур, подписания, хранения, поиска и других операций с документами.
  • Информационная безопасность. Оператор должен давать возможность настраивать уровень доступа пользователей, контролировать законность использования электронных подписей, организовывать защищенные каналы связи для передачи информации.
  • Доступная стоимость пользования услугами, в том числе отправки исходящих документов. Наличие большого количества операторов обеспечивает конкуренцию между ними – это позволяет предпринимателям выбирать более выгодные условия сотрудничества.
  • Возможность интегрировать систему оператора ЭДО в учетную систему компании. Поскольку большинство российских организаций работают именно с «1С», важна возможность интеграции именно с ней.
  • Простой и понятный интерфейс. Чем меньше времени потребует обучение сотрудников, тем выгоднее будет установка системы для организации.
  • Роуминг. Это возможность пользователей системы контактировать с пользователями других операторов ЭДО. В результате не придется постоянно договариваться с контрагентами о переходе на одну общую систему документооборота.

Мнение эксперта. Важным критерием при выборе оператора ЭДО являются хорошие отзывы других пользователей. Стоит предварительно оценить предлагаемый уровень сервиса, работоспособность техподдержки, скорость передачи документов и решения других вопросов. Негативные отзывы об операторе свидетельствуют о низком качестве обслуживания или слишком завышенных расценках.

Полезные функции операторов ЭДО

Помимо стандартного набора основных функций, оператор ЭДО может предоставлять различные дополнительные возможности для работы с электронными версиями счетов-фактур. Они упрощают и ускоряют документооборот, помогают быстрее договариваться с контрагентами и в целом повышают эффективность бизнес-процессов.

Например, полезным преимуществом станет хранение запасных копий документов на нескольких серверах: это позволит сохранить важные данные при внезапном техническом сбое. Также компания может предоставлять пользователям доступ к хранящимся файлам после завершения оплаченного периода, не возникнет проблем с получением важной информации.

Операторы ЭДО
Преимущества электронного документооборота для бизнеса

Кроме того, функционал может включать в себя возможность выгрузки электронных версий документов в традиционный формат для передачи в контролирующие органы, возможность массового подписания, использование готовых шаблонов документов для ускорения их заполнения. Некоторые операторы предоставляют возможность распределять электронные версии документов по отдельным сотрудникам и подразделениям, а также настраивать маршрут согласования. Документ проходит несколько этапов подписания с использованием электронных цифровых подписей, только после этого он передается на исполнение.

Мнение эксперта. Еще одним полезным преимуществом станет удобство сервиса для пользователей. Не должно быть запутанных сценариев при обращении с документами, оператор должен обеспечить удобный поиск к информации. Простой интерфейс позволит ускорить обучение сотрудников и быстрее интегрировать сервис оператора ЭДО в бизнес-процессы компании.

Как работает роуминг ЭДО?

Одной из полезных возможностей, предоставляемой операторами ЭДО, является роуминг – возможность отправлять электронные версии документов в систему другого провайдера. В большинстве организаций нет отдельных тарифов для оплаты роуминга – он включается в выбранный пакет услуг. Он является обязательной услугой, предоставляемой пользователям – это является одним из обязательных требований, установленных Минкомсвязи для проведения аккредитации операторов.

Обмен информацией осуществляется через несколько крупных хабов – платформ, к которым одновременно подключается несколько операторов ЭДО. Один из самых больших хабов – 1С-ЭДО: он интегрирован в систему 1С, что дополнительно упрощает обмен документацией для представителей бизнеса.

Операторы ЭДО
Настройка роуминга в ЭДО

Роуминг требуется далеко не всем организациям. Некоторые небольшие компании могут годами работать с одними и теми же контрагентами, с которыми организован стабильный документооборот. В этом случае обоим участникам сделки лучше просто пользоваться услугами одного оператора и не создавать дополнительные угрозы из-за обращения к посредникам.

От чего будет зависеть стоимость услуг оператора ЭДО?

Важным вопросом для организаций является стоимость услуг провайдера, предоставляющего доступ к системе электронного документооборота. На стоимость обычно влияют следующие факторы:

  • Количество отправляемых исходящих документов. У операторов обычно есть несколько тарифных планов, ориентированных на бизнес разного уровня. От малого предпринимательства с небольшим количество сделок до крупных компаний с большим постоянным оборотом.
  • Внедрение набора интеграций. Чем шире функционал оператора, тем дороже будут его услуги. Представителям бизнеса приходится находить оптимальное соотношение между набором полезных функций системы и их стоимостью.
  • Возможность дополнительно расширять функционал. Например, оператор может взимать дополнительную плату за возможность хранения больших массивов документов, смену тарифа или подключение к системе новых пользователей.

Некоторые операторы устанавливают не годовые, а месячные или квартальные тарифы. Это снижает размер разовой оплаты, но далеко не всегда оказывается выгодным для организации, так как сгорают все не использованные в течение короткого срока возможности.

Перечень наиболее крупных операторов электронного документооборота

Хотя официально зарегистрированных операторов ЭДО в России достаточно много, можно перечислить несколько наиболее крупных компаний, которые занимают существенную часть рынка. Наиболее популярные организации:

  • ООО «Тензор». Это один из самых крупных доверенных операторов в России, работающий в данном статусе с 2012 года – то есть с самого начала создания таких организаций в РФ. Компания предоставляет пользователям удобные условия сотрудничества, действует несколько тарифных планов.
  • СБИС – еще одна крупная компания, предоставляющий широкие возможности для интеграции электронного документооборота в общую систему. Предлагается широкий спектр тарифов, а также технических возможностей для работы с электронными версиями документов.
  • Это крупный оператор, предоставляющий клиентам доступ к интеграционному модулю – можно подписаться на 1С:ИТС и получить возможность интеграции с бухгалтерскими программами. Оператор предоставляет доступные тарифы на обслуживание, стоимость услуг рассчитывается по количеству исходящих документов и числу подключенных дополнительных функций.
  • «Астрал». Это еще оно крупное предприятие, работающее с абонентами по всей территории России. Пользователям предоставляется большой выбор функций с относительно невысокими тарифами, можно пользоваться круглосуточной техподдержкой для решения вопросов.

Перечислены только несколько популярных операторов, спектр работающих в России компаний намного шире. При выборе нужно обращать внимание на стоимость услуг и набор предоставляемых возможностей.

Заключение

Операторы ЭДО – это организации, обеспечивающие компаниям возможность вести электронный документооборот при взаимодействии с контрагентами на законных основаниях.

Подключение к таким операторам дает возможность придать цифровым версиям документов юридическую силу.

Операторы предлагают представителям бизнеса большой выбор полезных функций для сбора и обработки информации. Чтобы правильно выбрать оператора, нужно сравнить все предлагаемые параметры.

Список источников