Без рубрики

Система СЭД

Система СЭД – это программное обеспечение, используемое для электронного документооборота в организации. Все больше компаний отказываются от традиционных бумажных документов и переходят к намного более удобным в использовании цифровым версиям. Законодательство позволяет перевозить в цифровой вид большинство бумаг, используемых в повседневных бизнес-процессах, исключения касаются только некоторых видов особо важной документации. Внедрение СЭД дает возможность организовать внутренний и внешний документооборот – в результате все процессы в организации начинают работать быстрее.

Читайте, что такое система СЭД, в чем заключаются особенности ее выбора и внедрения, как осуществляется работа с электронными документами в организации.

Как работает система СЭД?

СЭД представляет собой программу, которая устанавливается на персональные компьютеры или мобильные устройства сотрудников предприятия. После авторизации в системе персонал получает возможность выполнять различные операции с документами: создавать, изменять, отправлять друг другу, передавать на хранение в архив и т.д.

Чтобы подтвердить подлинность цифровых версий документов и предотвратить несанкционированное внесение изменений в них, используются электронные цифровые подписи. Они представляют собой уникальный числовой код, который ставится на документ – с этого момента вносить в него изменения нельзя. Подпись удостоверяет личность подписавшего документ сотрудника, также она придает документаций юридическую силу. При возникновении спорной ситуации такие версии документов будут использоваться при рассмотрении дела в суде.

Система СЭД
Структура СЭД

Система цифровых подписей дает возможность защищать документы от подделок, организовать законный документооборот внутри организации и при взаимоотношениях с контрагентами. При работе с цифровыми версиями документов организации обязаны соблюдать требования действующего законодательства.

Что дает внедрение СЭД предприятию?

Внедрение электронного документооборота – важный шаг в развитии компании. Оно открывает новые возможности для работы с контрагентами по всей России: не придется пересылать бухгалтерскую документацию и договоры по почте, не возникнет никаких сложностей с организацией удаленного взаимодействия. Бизнес-процессы ускоряются более чем в полтора раза, что становится важным конкурентным преимуществом для развития организации.

Внедрение системы электронного цифрового документооборота открывает следующие возможности для организации:

  • Ускорение работы с документами. Сотрудникам не нужно переносить их из отдела в отдел, подолгу добиваться согласования с руководством. Все вопросы решаются через программу: многие приложения дают возможность выстроить маршрут согласования и отслеживать исполнение заданной программы. Снижение бюрократизации особенно выгодно для больших организаций с разветвленной структурой и большим количеством подразделений.
  • Поддержание порядка в документах, обеспечение строгой систематизации. Это позволит за несколько секунд находить нужный документ, что намного удобнее, чем при традиционном архивном хранении.
  • Повышение безопасности информационных процессов. Бумажные документы могут попасть не в те руки, что приведет к разглашению коммерческой тайны или утечке служебной информации. Использование СЭД позволяет установить контроль допуска к документам в зависимости от уровней и должностей сотрудников в организации.
  • Снижение затрат на канцтовары и архивное хранение документов. Для крупного предприятия это существенная статья расходов, так как приходится постоянно обеспечивать несколько отделов бумагой, чернилами для принтеров и другими необходимыми товарами. Перевод документации в цифровой формат значительно снижает такие затраты.
  • Повышение экологичности работы компании. Сокращение использования бумаги станет одним из плюсов экологической политики компании. Забота об окружающей среде помогает привлечь партнеров и инвесторов.

В результате внедрение СЭД дает предприятию несколько плюсов и помогает повысить конкурентоспособность работы.

Мнение эксперта. Внедрение СЭД – это не только экономия, но и дополнительные расходы на установку ПО, проведение обучения сотрудников и оплату услуг оператора ЭДО. Внешние сделки в России с использованием электронных версий документов, могут проводиться только с участием посредника – доверенного оператора ДО прошедшего проверки в надворных ведомствах. Такие компании устанавливают тарифы на обслуживание в соответствии с количеством исходящих документов предприятия.

Основные разновидности СЭД

В зависимости от назначения различают несколько видов СЭД. На предприятии может использоваться только одна или сразу несколько разновидностей:

  • Системы делопроизводства. Они удобны для крупных предприятий с постоянным большим документооборотом, в котором сложно разобраться. Также они подходят для компаний с четко выстроенной вертикальной системой управления: установка специальной программы позволяет выстроить маршрут согласования документов по всем требуемым отделам.
  • Цифровой архив. Для его создания необходимо перевести документацию предприятия в цифровой вид перед отправкой на хранение. В результате можно значительно уменьшить пощади, которые будут занимать подолгу хранящиеся документы. В цифровом архиве можно за несколько секунд найти нужный документ, в нем постоянно будет поддерживаться порядок.
  • Workflow-системы. Они предназначены для автоматизации бизнес-процессов. В таких программах устанавливается четкая последовательность создания документов в цифровом виде и дальнейшей работы с ними для выполнения поставленной задачи. Такие системы достаточно сложны для внедрения, они требуют продолжительного обучения персонала.
  • ECM-системы. Они могут использоваться для работы с различными видами контента, в том числе со структурированной и неструктурированной информацией.

Мнение эксперта. Перевод документооборота в цифровой формат обычно предполагает использование многофункциональной системы. Она будет и обеспечивать удобный документооборот, и хранить цифровые версии документов, и помогать автоматизировать бизнес-процессы.

Система СЭД
Процесс создания и подписания кадровых документов в СЭД

Основные функции и возможности СЭД

Большинство СЭД обладают сходным набором функций, однако они могут отличаться некоторыми дополнительными опциями. В стандартный базовый функционал входят следующие возможности:

  • Формирование документов, внесение в них исправлений и комментирование. Программа позволяет сформировать единую корпоративную среду, в которой над документом могут работать несколько сотрудников. В документ вносятся исправления и примечания, сотрудники могут оставлять комментарии в ходе обсуждения формулировок.
  • Подписание документа с использованием электронной цифровой подписи. Это можно сделать непосредственно в системе, документ не требуется предварительно скачивать на устройство.
  • Контроль исполнения и наложение резолюций со стороны руководства. Это помогает отслеживать деятельность сотрудников, а также добиваться исполнения поставленных задач.
  • Хранение документов в цифровом архиве. Он дает возможность систематизировать и упорядочить все бумаг и организации, упрощает поиск по мере необходимости.
  • Ограничение доступа персонала к цифровой документации. Это помогает обеспечить сохранность важных данных, предотвратить нарушение конфиденциальности.

Некоторые программы также дают возможность выстраивать маршрут согласования электронного документа. Если он должен пройти обсуждение и утверждение в нескольких отделах, то сотрудник создает его, устанавливает маршрут с указанием конкретных должностных лиц, ответственных за подпись, а затем отслеживает ход процесса. В результате исключена потеря важны данных, так как обеспечивается личная ответственность сотрудников за результаты деятельности в организации.

Система СЭД
Внедрение СЭД поможет более четко и грамотно вести весь процесс кадрового делопроизводства

Любая СЭД должна иметь интуитивно понятный интерфейс. Чем проще будет управление, тем быстрее пройдет обучение персонала и внедрение системы электронного документооборота в организации. Кроме того, программный комплекс должен меть круглосуточную техподдержку для быстрого устранения возникающих технических сбоев.

Преимущества установки готовых СЭД

Предприятие может разработать собственную систему документооборота, но намного проще использовать уже готовое «коробочное» решение. Для его подключения достаточно установить программу на рабочие устройства сотрудников и обеспечить выход в интернет для связи с серверами провайдера. Не требуется ничего дорабатывать и переделывать, система сразу будет готова к использованию.

Мнение эксперта. Полезной станет возможность быстрой интеграции с программными продуктами «1С». Большинство российских компаний использует эту программу для бухгалтерского и налогового учета, поэтому интеграция упростит создание, обработку и отправку документов. Однако такие программы могут стоить дороже из-за более сложной поддержки со стороны провайдера.

Готовые СЭД – это программы со стандартным функционалом и уже детально проработанным интерфейсом. Перед их установкой можно ознакомиться с отзывами других пользователей, заранее предусмотреть возможные сложности. Если же компания решает разработать и внедрить собственную систему документооборота, это может привести к значительным сложностям и замедлить процесс внедрения.

Готовые СЭД предусматривают возможность роуминга – обмен документами с контрагентами, которые используют альтернативные системы для документооборота. Для обмена используются платформы-хабы, которые позволяют объединить данные и обеспечить слаженное взаимодействие между партнерами. Роуминг может дополнительно оплачиваться – то будет зависеть от тарифов конкретной системы электронного документооборота.

Возможности совмещения СЭД и бумажного документооборота

Пока что очень немногие российские компании готовы полностью отказаться от бумажного документооборота. Внедрение цифровых версий документов только набирает обороты, а некоторые виды документации запрещено переводить в электронный вид законодательно. Например, это заявление об увольнении сотрудника или журнал проведения инструктажей по охране труда. Такие ограничения введены для защиты интересов работников, так как система цифрового документооборота до сих пор остается уязвимой.

Первичные учётные документы, такие как счета-фактуры, товарные накладные или передаточные документы, могут быть составлены только в электронном виде. Если предприятие пользуется услугами доверенного оператора ЭДО, то цифровые версии документации приравниваются по юридической силе к бумажным, и дополнительные бумажные версии распечатывать и подписывать не требуется. Новые нормы значительно упростили взаимодействие с контрагентами, работающими в других городах – не требуется пересылать документацию по почте или отправлять сотрудника в командировку.

Чтобы совмещать бумажный документооборот и СЭД, обязательно использование цифровой электронной подписи. Универсальный числовой код ставится на документ с помощью программы, в результате в текст уже нельзя будет внести никакие изменения. Для ведения документооборота между двумя организациями достаточно оформления усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП). Они заключают между собой соглашение, по которому такая подпись приравнивается к собственноручной.

Неквалифицированная подпись также может использоваться для подписания внутренних документов предприятия. В первую очередь, это различные локальные нормативные акты: приказы, распоряжения, инструкции и т.д. Использование НЭП позволяет оповещать сотрудников удаленно, такое уведомление имеет юридическую силу. Однако нужно подтвердить получение информации сотрудником – для этого можно обеспечить НЭП весь персонал. Чтобы уменьшить затраты, предприятия могут выбирать и альтернативные решения, например, оповещение сотрудников по рабочей электронной почте.

Система СЭД
Преимущества электронного документооборота для бизнеса

Как меняются системы электронного документооборота?

Представители бизнеса разных уровней уже оценили преимущества различных систем электронного документооборота. Они дают возможность существенно экономить время, экономят место в архиве, ускоряют и упрощают взаимодействие с контрагентами и удалёнными сотрудниками. Однако это только первый этап в направлении цифровизации бизнеса.

СЭД продолжают активно развиваться. Появился запрос на автоматизацию основных бизнес-процессов и постепенный отказ от рутинных операций – их будут выполнять программы, а у сотрудников освободится время на выполнение более креативных задач. Развитие электронного документооборота привело к созданию ECM систем. Они автоматизируют многие процессы в организациях, в результате эффективность существенно повышается.

Можно ожидать, что уже в ближайшее время системы автоматического контроля возьмут на себя управление предприятием. Уже сейчас с их помощью можно отслеживать и анализировать самые разные показатели, в том числе по исполнению документов и результатам деятельности сотрудников. Интеллектуальные сервисы помогают регистрировать входящие запросы, вносят информацию в систему, формируют проекты поручений и решат еще десятки разнообразных задач.

В результате автоматизации бизнес становится более эффективным, это помогает повысить конкурентоспособность. В первое время могут возникнуть трудности с внедрением системы и обучением персонала, однако потом можно будет убедиться, что все расходы на использование новых технологий полностью оправданы.

Заключение

Система СЭД – цифровой электронный документооборот, который начинает постепенно вытеснять традиционные бумажные версии документов. С его помощью можно оптимизировать бизнес-процессы в организации и в итоге увеличить ее прибыльность.

Подключение к СЭД станет важным конкурентным преимуществом предприятия перед конкурентами, что позволит компенсировать все затраты.

Цифровые версии документов подписываются различными видами электронных подписей, это помогает гарантировать подлинность и придать юридическую силу. У разных видов подписей разная степень защиты, от этого будет зависеть их использование.

Список источников